Videomeetings — sie sind das Kommunikationsmittel der Stunde. Das kann ja nicht so schwer sein, denkt man sich: Computer einschalten, Video an, Mikro ein. Richtig — und doch falsch. Denn fast jeder und jede stolpert früher oder später über einen der diversen Fallstricke. Wie Sie das verhindern, erfahren Sie in unseren Tipps.
Technik prüfen und testen
Ups, nach den ersten zwei Minuten ist die Leitung plötzlich tot. Bis Sie es geschafft haben, sich wieder ins Gespräch einzuloggen, ist die Videobesprechung vorbei. Für störungsfreie Videokonferenzen braucht es eine leistungsfähige Internetverbindung, eine gute Kamera, ein funktionierendes Mikrofon sowie intakte Lautsprecher. Nicht viel, eigentlich. Doch Videokonferenzen, in denen der Kollege vergeblich mit dem knisternden Mikro kämpft, sind mühsam. Testen Sie deshalb im Voraus Ton, Bild und Übertragungsqualität sowie die möglichen Funktionen: Wer ist wann zu sehen? Wie funktioniert der Chat? Und wie schaltet man vom Präsentations- zurück in den Videomodus?
Desktop aufräumen, Pop-ups ausschalten
Apropos Präsentation: Unangenehm, wenn dank «Bildschirm teilen» plötzlich alle Kolleginnen und Kollegen mitlesen können, wie Ihre bessere Hälfte Ihnen mitteilt: «Hey Schatzi, kaufst du auf dem Heimweg bitte noch WC-Papier?» Viele Lösungen für Videokonferenzen bieten die Funktion des Desktop-Sharings, wodurch die Teilnehmenden ihre Computer-Schreibtische gegenseitig sehen können. Praktisch, ja. Doch unpassende Partyfotos, private Unterlagen, ein vermüllter Desktop und Pop-up-Nachrichten gehören nicht in ein Videomeeting. Darum: Rechner aufräumen und aufpoppende Benachrichtigungen ausschalten.
Störungsfreie Umgebung
Was für den Desktop gilt, gilt auch für den Hintergrund: Wartet da hinter dem Teamkollegen etwa noch ein Berg Wäsche darauf, zusammengelegt zu werden? Bei Videokonferenzen, insbesondere von zu Hause aus, blicken die Teilnehmenden nicht nur in Ihr Gesicht, sondern auch in Ihr Wohnzimmer. Und auch wenn man sich für seine Dekosachen nicht zu schämen braucht: Ein bunter, unaufgeräumter Hintergrund lenkt unnötig ab. Setzen Sie sich deshalb am besten vor eine möglichst leere Wand und achten Sie auf einen neutralen Hintergrund sowie gute Beleuchtung. Ausserdem: Wählen Sie einen Raum, wo Sie weder durch hereinplatzende Personen noch durch Hintergrundgeräusche gestört werden können und stellen sie mögliche Geräuschquellen wie ein klingelndes Telefon aus.
Virtuelle Geschäftsmeetings: vor- und nachbereiten
Seit einer geschlagenen Stunde sitzen Sie vor dem Monitor und fragen sich noch immer, was die Videokonferenz eigentlich soll? Was für Präsenzmeetings gilt, gilt auch für Videokonferenzen: Besprechungsinhalte unbedingt vorbereiten und allen Teilnehmenden zur Vorbereitung zusenden. Wichtige Unterlagen sollte man sich bereitlegen, sodass man den Raum nicht mitten im Gespräch verlassen muss. Und genauso wichtig: ein Gesprächsprotokoll, das die wichtigsten Infos zusammenfasst. Sollte es nämlich trotz allem zu technischen Problemen kommen, sind dank Protokoll alle Beteiligten über das Wichtigste informiert.
An Gesprächsregeln halten
Jetzt ist Ihnen Ihre Kollegin schon zum dritten Mal ungewollt ins Wort gefallen? Und dann wirft Ihre Chefin eine Frage in die Runde — und niemand antwortet? In virtuellen Meetings einen natürlichen Gesprächsablauf zu erreichen, ist ungleich schwieriger: Bewegungen sind verzögert, Mimik und Gestik können weniger gut gedeutet werden. Weil ein Teil der nonverbalen Kommunikation verloren geht, ist es normal, dass sich der Gesprächsfluss etwas verlangsamt. Wichtig sind die folgenden vier Punkte:
1. Lassen Sie den Sprechenden immer ausreden.
2. Schauen Sie direkt in die Kamera.
3. Verzichten Sie auf wildes Gestikulieren.
4. Schalten Sie Ihr Mikrofon auf stumm, wenn Sie selbst gerade nicht sprechen.
Insbesondere bei vielen Beteiligten hilft es, wenn es klare Vorgaben gibt, wie sich die Teilnehmenden zu Wort melden: zum Beispiel, indem sie die Hand heben oder einen farbigen Zettel hochhalten.